Keilix Time Tracker

Bienvenidos al sistema de carga de horas mas amigable!
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Keilix Time Tracker es un sistema de gestión de proyectos, tareas y actividades con soporte multi-organización. Permite registrar horas trabajadas, gastos y honorarios del equipo, y sincronizar tareas desde herramientas externas como Jira o Mantis.

Roles de usuario

Rol	Qué puede hacer
Usuario	Cargar y consultar sus propias actividades y gastos.
Administrador	Gestionar proyectos, clientes, tareas, usuarios, configuración y reportes de toda la organización.
SuperAdmin	Acceso total, incluyendo el cambio entre organizaciones.

Módulos principales

Actividades

Registro de horas trabajadas por proyecto y tarea. Podés cargar actividades de forma individual o masiva, filtrar el listado sin recargar la página y exportar a Excel. Cada actividad tiene un estado que define si se puede editar, eliminar o cambiar de estado según tu rol, y si sus horas cuentan para el total diario (máximo 24 h).

Proyectos, clientes y tareas

Estructura jerárquica: cada organización tiene clientes, cada cliente tiene proyectos y cada proyecto tiene tareas. Los usuarios se asignan a proyectos para poder cargar horas en las tareas correspondientes.

Gastos

Registro de gastos y honorarios con comprobante adjunto. Existen dos tipos: Gasto (fecha única, requiere método de pago) e Honorarios (rango de fechas). Los administradores revisan y cambian el estado; los usuarios ven y editan solo los propios.

Semanas cerradas

El administrador puede cerrar periodos del calendario. Las semanas van de sábado a viernes y, si una semana cruza de mes, se puede cerrar solo el tramo del mes actual sin bloquear los días del mes siguiente.

Integraciones externas

Permite importar tareas desde Jira o Mantis BT. Se configura una fuente externa con las credenciales de acceso y luego se vinculan los proyectos externos con los proyectos internos. La sincronización puede ejecutarse manualmente o de forma automática según el intervalo configurado.

Preguntas frecuentes

La configuración está disponible para administradores desde el menú de usuario (tu nombre → Configuración). Allí encontrarás un menú lateral con:

Tipos de usuario — roles funcionales (ej. Analista, Desarrollador) asignables a cada persona.
Tipos de actividad — categorías para clasificar las horas cargadas.
Tecnologías — stack o herramientas que domina cada usuario.
Tipos de gasto — define si es Gasto o Honorarios.
Estados de gasto — flujo de aprobación (Nuevo, Revisado, Pagado, etc.) y si se permite eliminar en cada estado.
Estados de actividad — controla quién puede editar, eliminar o cambiar el estado de una actividad, y si sus horas suman al total diario.
Integraciones — conexión con Jira o Mantis (ver FAQ siguiente).
API Keys — claves para consultar tareas vía API externa.
Semanas cerradas — calendario para bloquear la carga de horas en periodos ya cerrados.

Cada ítem tiene su propio listado con botones para crear, editar y eliminar registros.

Crear una fuente externa — En Configuración → Integraciones, presioná Nueva integración. Elegí el tipo (Jira o Mantis), ingresá la URL base, usuario y token de acceso. Podés probar la conexión con el botón antes de guardar.
Vincular proyectos — Desde el listado de fuentes, entrá al número de mapeos o editá la fuente. Cada mapeo une un proyecto externo con un proyecto interno de Keilix Time Tracker. Podés definir filtros opcionales (etiqueta, campo personalizado, prefijo de código).
Sincronizar tareas — Usá el botón en la fuente (sincroniza todos los mapeos) o en un mapeo individual. Las tareas importadas conservan su código externo; si ya existe una tarea con el mismo código, no se sobreescribe.
Sincronización automática — Al crear o editar la fuente podés definir un intervalo (15 min, 1 h, 24 h, etc.). El sistema ejecutará la sincronización periódicamente sin intervención manual.

Puede deberse a dos motivos:

El estado de la actividad no permite edición para tu rol.
La fecha cae en una semana cerrada por el administrador.

Cada estado de gasto define si permite eliminación. Si el gasto ya fue revisado, aprobado o pagado, es posible que el botón de borrado esté deshabilitado según la configuración definida por el administrador en Estados de gasto.